Memahami Pentingnya SMK3 Internal Audit

Definisi dan Tujuan SMK3 Internal Audit

SMK3 (Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja) adalah suatu sistem yang dirancang untuk mengidentifikasi, mengendalikan, dan meminimalkan risiko kecelakaan dan penyakit akibat kerja di tempat kerja.

Tujuan dari SMK3 internal audit adalah untuk mengevaluasi efektivitas implementasi sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja di perusahaan. Audit internal SMK3 bertujuan untuk menemukan kelemahan atau potensi risiko dalam sistem tersebut dan memberikan rekomendasi perbaikan untuk meningkatkan kinerja keselamatan dan kesehatan kerja.

Manfaat Melakukan SMK3 Internal Audit

• Identifikasi Risiko: Audit internal SMK3 membantu perusahaan dalam mengidentifikasi risiko potensial terkait keselamatan dan kesehatan kerja di tempat kerja.
• Pemantauan Kinerja: Audit ini membantu dalam memantau kinerja implementasi SMK3 dan menilai apakah prosedur keselamatan dan kesehatan kerja diikuti dengan benar.
• Peningkatan Kesadaran: Melalui audit ini, karyawan akan lebih sadar terhadap pentingnya keselamatan dan kesehatan kerja serta pentingnya mematuhi prosedur yang telah ditetapkan.
• Pembenahan Sistem: Temuan dari audit internal dapat digunakan untuk memperbaiki dan meningkatkan sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja di perusahaan.

Persyaratan Hukum dan Peraturan untuk SMK3 Internal Audit

• Dalam banyak yurisdiksi, audit internal SMK3 diwajibkan oleh undang-undang atau peraturan pemerintah yang mengatur keselamatan dan kesehatan kerja.
• Persyaratan hukum dan peraturan ini mungkin berbeda-beda tergantung pada negara atau wilayah tempat perusahaan beroperasi.
• Biasanya, perusahaan diwajibkan untuk secara teratur melakukan audit internal SMK3 dan melaporkan temuan serta tindakan perbaikan yang diambil kepada otoritas yang berwenang.

Bac juga : 11 Area Penting yang Harus Diaudit dalam SMK3 Internal Audit

Menetapkan Tim Audit yang Kompeten dan Berpengalaman

1. Struktur dan Komposisi Tim Audit:
   Sebuah tim audit SMK3 harus dipimpin oleh seorang Auditor Utama yang memiliki pengalaman dan pengetahuan yang luas dalam bidang keselamatan dan kesehatan kerja. Anggota tim audit biasanya terdiri dari personil internal yang memiliki pemahaman mendalam tentang operasi perusahaan dan prosedur keselamatan kerja, serta mungkin juga melibatkan auditor eksternal jika diperlukan.
2. Kualifikasi dan Kompetensi Anggota Tim Audit:
   Anggota tim audit harus memiliki pemahaman yang baik tentang SMK3 dan peraturan keselamatan dan kesehatan kerja yang berlaku. Mereka harus memiliki keterampilan analitis yang kuat untuk dapat mengidentifikasi risiko potensial dan mengevaluasi keefektifan kontrol yang ada. Kualifikasi tambahan, seperti sertifikasi keselamatan dan kesehatan kerja, dapat menjadi nilai tambah dalam memperkuat kompetensi tim audit.
3. Pelatihan dan Pengembangan Tim Audit:
   Memberikan pelatihan reguler kepada anggota tim audit untuk memperbarui pengetahuan mereka tentang peraturan keselamatan dan kesehatan kerja, teknik audit, dan perkembangan terbaru dalam industri. Melakukan sesi pengembangan diri yang berfokus pada peningkatan keterampilan analitis, komunikasi, dan kepemimpinan bagi anggota tim audit. Mendorong partisipasi dalam seminar, lokakarya, atau konferensi yang relevan untuk mengikuti perkembangan terbaru dalam bidang keselamatan dan kesehatan kerja.

Menyusun Rencana Audit yang Komprehensif

1. Cakupan dan Ruang Lingkup Audit:
   • Tentukan cakupan audit dengan jelas, termasuk area atau proses kerja yang akan diaudit, seperti area produksi, fasilitas, atau departemen tertentu.
   • Pastikan ruang lingkup audit mencakup semua aspek SMK3, termasuk kepatuhan terhadap peraturan, implementasi prosedur keselamatan kerja, pemeliharaan peralatan, dan pelaksanaan program pelatihan.
2. Jadwal dan Tahapan Pelaksanaan Audit:
   • Tentukan jadwal audit dengan memperhitungkan kegiatan operasional perusahaan dan ketersediaan personil yang terlibat dalam audit.
   • Pisahkan tahapan-tahapan audit, seperti persiapan, pelaksanaan, dokumentasi temuan, pembahasan hasil, dan tindak lanjut, dengan jelas dalam rencana audit.
3. Metodologi dan Teknik Audit:
   • Pilih metodologi audit yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan, seperti pendekatan berbasis risiko atau pendekatan berbasis standar.
   • Tentukan teknik audit yang akan digunakan, seperti observasi langsung, wawancara dengan personil, review dokumen, atau pengujian fisik.
   • Pastikan bahwa metodologi dan teknik audit yang dipilih dapat memberikan informasi yang akurat dan relevan tentang kinerja SMK3 perusahaan.

Baca juga : PT Pelabuhan Indonesia (Persero) Regional 2 Berkomitmen Mengimplementasikan SMK3 di Seluruh Cabangnya

Menyiapkan Dokumen dan Perangkat Audit yang Diperlukan

1. Daftar Periksa Audit:
   • Buat daftar periksa audit yang mencakup semua elemen yang akan diperiksa selama audit.
   • Daftar periksa ini harus mencakup persyaratan perundang-undangan, standar keselamatan kerja, prosedur internal, dan praktik terbaik dalam industri.
   • Pastikan daftar periksa tersebut komprehensif dan sesuai dengan cakupan audit yang telah ditentukan sebelumnya.
2. Formulir Dokumentasi Temuan Audit:
   • Sediakan formulir dokumentasi temuan audit yang akan digunakan untuk mencatat hasil audit secara terperinci.
   • Formulir ini harus mencakup informasi seperti deskripsi temuan, lokasi, tanggal temuan, tingkat keparahan, dan rekomendasi perbaikan yang diajukan.
   • Pastikan formulir dokumentasi sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan memudahkan proses dokumentasi dan pelaporan.
3. Pedoman Penilaian dan Pelaporan:
   • Siapkan pedoman penilaian yang akan digunakan oleh tim audit untuk mengevaluasi kepatuhan terhadap persyaratan dan standar yang berlaku.
   • Sediakan pedoman pelaporan yang jelas tentang bagaimana hasil audit akan dilaporkan, termasuk format laporan, tujuan laporan, dan siapa yang akan menerima laporan tersebut.
   • Pastikan pedoman ini mencakup kriteria penilaian yang objektif dan jelas serta menyediakan petunjuk tentang langkah-langkah tindak lanjut yang harus diambil berdasarkan temuan audit.

Mengkomunikasikan Rencana Audit kepada Pemangku Kepentingan

1. Pemberitahuan kepada Manajemen dan Karyawan:
   • Mulailah dengan memberikan pemberitahuan kepada manajemen dan karyawan tentang rencana audit yang akan dilaksanakan.
   • Jelaskan tujuan dan cakupan audit serta pentingnya melaksanakan audit untuk meningkatkan keselamatan dan kesehatan kerja di tempat kerja.
2. Sosialisasi dan Edukasi tentang Audit:
   • Selanjutnya, sosialisasikan rencana audit kepada seluruh pihak terkait melalui pertemuan atau komunikasi tertulis.
   • Berikan informasi tentang proses audit, apa yang akan dinilai, siapa yang akan terlibat, dan bagaimana hasilnya akan digunakan untuk perbaikan.
3. Meraih Dukungan dan Komitmen dari Semua Pihak:
   • Ajak pihak-pihak terkait untuk terlibat dalam proses audit, baik sebagai peserta audit atau dengan memberikan masukan dan saran.
   • Dorong dukungan dan komitmen dari manajemen dan karyawan untuk menjalankan audit dengan baik serta mengimplementasikan rekomendasi perbaikan yang dihasilkan.

Baca juga : Teknis Persiapan Dokumen dan Lokasi sebelum Audit SMK3

Melaksanakan Audit Sesuai Rencana dan Metodologi

1. Pelaksanaan Audit Lapangan:
   • Mulailah dengan menjalankan audit lapangan sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya.
   • Pastikan tim audit mengunjungi area kerja yang relevan dan mengobservasi proses kerja serta penerapan prosedur keselamatan yang ada.
2. Pengumpulan Data dan Bukti:
   • Selama audit, kumpulkan data dan bukti yang diperlukan untuk menilai kepatuhan terhadap persyaratan dan standar keselamatan dan kesehatan kerja.
   • Data dan bukti dapat berupa dokumentasi tertulis, catatan pelatihan, hasil pemeriksaan peralatan, observasi langsung, wawancara dengan karyawan, dan lain sebagainya.
3. Identifikasi Temuan Audit:
   • Identifikasi temuan audit yang muncul selama proses audit, baik itu berupa pelanggaran kebijakan, kekurangan dalam implementasi prosedur, atau kondisi kerja yang tidak aman.
   • Dokumentasikan dengan jelas setiap temuan audit, termasuk deskripsi temuan, lokasi, tanggal, dan tingkat keparahan, agar dapat digunakan untuk pembahasan selanjutnya dan tindak lanjut.

Baca juga : 7 Ciri Perusahaan Belum Komitmen Tinggi Terhadap SMK3

Menganalisis dan Menilai Temuan Audit

1. Pengelompokan dan Klasifikasi Temuan:
   • Mulailah dengan mengelompokkan temuan audit berdasarkan jenis atau karakteristiknya, misalnya berdasarkan area kerja, jenis pelanggaran, atau proses kerja tertentu.
   • Klasifikasikan temuan audit berdasarkan kriteria yang telah ditetapkan, seperti pelanggaran kebijakan internal, ketidaksesuaian dengan standar keselamatan, atau kondisi kerja yang tidak aman.
2. Penilaian Tingkat Keparahan dan Risiko:
   • Selanjutnya, nilai tingkat keparahan dan risiko dari masing-masing temuan audit. Tinjau faktor-faktor seperti potensi dampak pada karyawan, kemungkinan terjadinya kecelakaan atau penyakit kerja, dan tingkat kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.
   • Gunakan skala atau metode penilaian yang telah ditetapkan untuk menentukan tingkat keparahan dan risiko, seperti skala 1-5 atau matriks risiko.
3. Penetapan Prioritas Tindakan Korektif dan Pencegahan:
   • Tentukan prioritas tindakan korektif dan pencegahan berdasarkan penilaian tingkat keparahan dan risiko dari masing-masing temuan audit.
   • Fokuskan pada temuan audit yang memiliki tingkat keparahan dan risiko yang tinggi, serta temuan yang memiliki potensi untuk menyebabkan dampak serius pada keselamatan dan kesehatan kerja karyawan.
   • Tetapkan jadwal waktu untuk pelaksanaan tindakan korektif dan pencegahan, serta tentukan tanggung jawab dan sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan tindakan tersebut.

Menyusun Laporan Audit yang Jelas dan Komprehensif

1. Struktur dan Format Laporan Audit:
   • Mulailah dengan menentukan struktur laporan audit yang akan digunakan. Biasanya, struktur laporan audit mencakup bagian pendahuluan, deskripsi metodologi audit, temuan audit, rekomendasi, dan kesimpulan.
   • Pastikan format laporan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan standar pelaporan yang berlaku.
2. Penyampaian Temuan Audit Secara Objektif dan Akurat:
   • Sampaikan temuan audit secara objektif dan akurat, tanpa bias atau prasangka.
   • Berikan deskripsi yang jelas dan rinci tentang setiap temuan audit, termasuk deskripsi temuan, lokasi, tanggal temuan, dan bukti yang mendukung.
   • Hindari membuat asumsi atau kesimpulan yang tidak didukung oleh data atau bukti yang ada.
3. Rekomendasi dan Saran untuk Perbaikan:
   • Sertakan rekomendasi dan saran untuk perbaikan berdasarkan temuan audit yang telah diidentifikasi.
   • Pastikan rekomendasi yang disampaikan merupakan solusi yang realistis dan dapat dilaksanakan untuk mengatasi masalah yang ditemukan.
   • Prioritaskan rekomendasi berdasarkan tingkat keparahan dan risiko dari masing-masing temuan audit.

Baca juga : 12 Tips Lolos Audit SMK3 Tanpa Sengaja Menyembunyikan Temuan

Menindaklanjuti Temuan Audit dan Menerapkan Tindakan Korektif dan Pencegahan

1. Penjadwalan dan Pelaksanaan Tindakan Korektif dan Pencegahan

• Setelah temuan audit diidentifikasi dan laporan audit disusun, jadwalkan tindakan korektif dan pencegahan secara sistematis.
• Tetapkan prioritas untuk setiap tindakan berdasarkan tingkat keparahan dan risiko temuan audit.
• Tentukan waktu yang realistis untuk melaksanakan setiap tindakan korektif dan pencegahan, serta tentukan tanggung jawab dan sumber daya yang diperlukan.

2. Pemantauan dan Evaluasi Efektivitas Tindakan

• Pantau pelaksanaan tindakan korektif dan pencegahan secara teratur untuk memastikan bahwa mereka dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan.
• Evaluasi efektivitas setiap tindakan yang diambil untuk memastikan bahwa mereka berhasil mengatasi masalah yang telah diidentifikasi dalam temuan audit.
• Gunakan metrik atau indikator kinerja yang relevan untuk mengukur kemajuan dan hasil dari tindakan korektif dan pencegahan yang dilaksanakan.

3. Peningkatan Berkelanjutan Sistem SMK3

• Gunakan hasil evaluasi untuk melakukan penyesuaian dan perbaikan pada sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja secara keseluruhan.
• Berikan pelatihan dan edukasi tambahan kepada karyawan tentang praktik keselamatan dan kesehatan kerja yang diperbarui atau ditingkatkan.
• Lakukan audit internal secara berkala untuk memastikan bahwa perbaikan yang diterapkan efektif dan sistem SMK3 terus meningkat dari waktu ke waktu.

Kesimpulan

Melakukan SMK3 internal audit secara efektif dan terencana merupakan kunci keberhasilan dalam memastikan implementasi dan efektivitas sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja di dalam organisasi. Dengan mengikuti sembilan langkah persiapan yang telah dibahas di atas, organisasi dapat memastikan bahwa audit dilakukan dengan baik dan berkontribusi pada peningkatan keselamatan dan kesehatan kerja bagi seluruh karyawan.

Dengan memperhatikan langkah-langkah persiapan, mulai dari penetapan tujuan hingga komunikasi rencana audit kepada pemangku kepentingan, organisasi dapat memastikan bahwa audit dilakukan dengan efektif dan memberikan hasil yang berharga. Penekanan pada aspek-aspek seperti penjadwalan, pelaksanaan audit, analisis temuan, dan tindak lanjut yang tepat akan membantu organisasi dalam mengidentifikasi dan mengatasi masalah-masalah yang ada serta mencegah terulangnya insiden-insiden yang membahayakan keselamatan dan kesehatan karyawan.

Dengan melakukan audit secara teratur dan berkelanjutan, organisasi dapat terus memperbaiki sistem manajemen keselamatan dan kesehatan kerja mereka. Ini bukan hanya akan meningkatkan keamanan dan kesehatan karyawan, tetapi juga akan menciptakan lingkungan kerja yang lebih baik dan lebih produktif secara keseluruhan.

Dengan demikian, SMK3 internal audit yang efektif dan terencana adalah langkah yang krusial bagi organisasi untuk mencapai keselamatan dan kesehatan kerja yang optimal, dan dengan mengikuti langkah-langkah yang telah disusun, organisasi dapat memastikan bahwa upaya-upaya mereka dalam hal ini berjalan dengan baik dan berdampak positif bagi semua pihak yang terlibat.